MS-Word -- By Ganpat S. Lakhara

માઇક્રોસોફ્ટ વડૅ

માઇકોસોફ્ટ વડૅ કઇ રીતે શરુ કરવુ?

પધ્ધતિ ૧ સ્ટાટૅ> પ્રોગ્રામ > માઇકોસોફ્ટ ઓફિસ > માઇકોસોફ્ટ ઓફિસ વડૅ ૨૦૦૩.

પધ્ધતિ ૨ સ્ટાટૅ> રન(ક્લિક), ટાઇપ કરો “WINWORD” અને “OK” બટન પર ક્લિક કરો.

પધ્ધતિ ૩ ડેસ્ક્ટોપ પર રહેલા વડૅના આઇકોન પર ડબલ ક્લિક કરો.

 

માઇક્રોસોફ્ટ વડૅનો ઉપયોગ

                           માઇક્રોસોફ્ટ એ એક વર્ડ પ્રોસેસિંગ પ્રોગ્રામ છે. પત્ર, દસ્તાવેજ, આમંત્રણ પત્રિકા વગેરે બનાવવા માટે માઇક્રોસોફ્ટ વડૅનો ઉપયોગ થાય છે.

માઇક્રોસોફ્ટ વડૅમાં નવ મેનુ જોવા મળે છે.

1.    File (Alt + F)

2.    Edit (Alt + E)

3.    View (Alt + V)

4.    Insert (Alt + I)

5.    Format (Alt + O)

6.    Tools (Alt + T)

7.    Table (Alt + A)

8.    Window (Alt + W)

9.    Help (Alt + H)

 

માઇક્રોસોફ્ટ વડૅની વિન્ડોના ભાગ નીચે પ્રમાણે છે.

 

o      Title Bar

o      Menu Bar

o      Standard Tool Bar

o      Formatting Tool Bar

o      Ruler (Horizontal, Vertical)

o      Scroll Bar (Vertical, Horizontal)

o      Task Pane

o      Drawing Tool Bar

o      Status Bar

o      Task Bar

 

File Menu:-

 

1.     New (Ctrl + N):-

                        નવું કોરું Document (દસ્તાવેજ) open કરવા માટે New વિક્લ્પ (option) નો ઉપયોગ થાય છે.

2. Open (Ctrl + O):-

                        અગાઉ સંગ્રહ (save) કરેલ Document ને open કરવા માટે Open option નો ઉપયોગ થાય છે.

3. Close (Ctrl + W, Ctrl + F4):-

                        Open કરેલ Document ને બંધ કરવા માટે Close option નો ઉપયોગ થાય છે.

4. Save (Ctrl + S):-

                        બનાવેલ File ને Save (સંગ્રહ) કરવા માટે Save option નો ઉપયોગ થાય છે.

5. Save As (F12):-

                        અગાઉ Save કરેલ File ને બીજા નામથી ફરીથી Save કરવા માટે Save As… option નો ઉપયોગ થાય છે.

6. Save as Web Page:-

                        File ને Web Page તરીકે Save કરવા માટે Save as Web Page option નો ઉપયોગ થાય છે. Web Page તરીકે Save કરેલ File ને Internet Explorer Program ધ્વારા open કરી શકાય છે.

7. Print Preview (Ctrl + F2, Alt + Ctrl + I):-

                        Page છાપતા પહેલા તે કેવું છપાશે તે જોવા માટે Print Preview option નો ઉપયોગ થાય છે.

8. Page Setup:-

                        આ option નો ઉપયોગ Page ના Margins (Top, Bottom, Left, Right), Orientation (Portrait, Landscape), Paper Size, Gutter, Gutter position (Left, Top) વગેરે Set કરવા (ગોઠવવા) માટે થાય છે.

9. Recently used file list:-

                        તાજેતરમા open કરેલી file Recently used file list માં જોવા મળે છે. આ list માં by default 4 File જોવા મળે છે. આ List વધારીને Maximum નવ કરી શકાય છે.

 

Edit Menu:-

 

1.     Undo (Ctrl + Z):-

આ option વડે છેલ્લી અસર દૂર કરી શકાય છે.

2. Redo (Repeat) (Ctrl + Y, F4):-

                        Undo ની અસરને દૂર કરવા માટે આ option નો ઉપયોગ થાય છે.

3. Cut (Ctrl + X):-

                        Select કરેલ લખાણ કે ચિત્રને દૂર કરવા માટે Cut option નો ઉપયોગ થાય છે.

4. Copy (Ctrl + C):-

                        Select કરેલ લખાણ કે ચિત્રની Copy (નકલ) કરવા માટે Copy option નો ઉપયોગ થાય છે.

5. Paste (Ctrl + V):-

                        Cut કે Copy કરેલ લખણને કસૅરની જગ્યા પર Paste કરવા (મૂકવા) માટે Paste option નો ઉપયોગ થાય છે.

6. Paste Special:-

                        Copy કરેલ Text (લખાણ) ને જે જગ્યા પર Paste કરીએ તે જગ્યા પર જે પ્રમાણે ફોર્મેટીંગ આપેલું હોય તેવા ફોર્મેટિંગ સાથે લખાણને Paste કરવા માટે Paste Special… option નો ઉપયોગ થાય છે.

7. ClearèFormat (Ctrl + Spacebar):-

                        Select કરેલ Text નું ફોર્મેટિંગ દુર કરવા માટે ClearèFormat option નો ઉપયોગ થાય છે.

8. ClearèContents (DEL):-

                        Select કરેલ લખાણને Delete કરવા માટે ClearèContents option નો ઉપયોગ થાય છે.

9. Select All (Ctrl + A):-

                        આખી File ને Select કરવા માટે Select All option નો ઉપયોગ થાય છે.

10. Find (Ctrl + F):-

                        Document માંથી કોઇપણ શબ્દ શોધવા માટે Find option નો ઉપયોગ થાય છે.

11. Replace (Ctrl + H):-

                        Document માં કોઇપણ શબ્દની જ્ગ્યા પર કોઇ બીજો શબ્દ મૂકવા માટે Replace option નો ઉપયોગ થાય છે.

12. Go To (Ctrl + G, F5):-

                        કર્સરને કોઇપણ પેજ અથવા કોઇપણ લાઇન પર ઝડપથી લઇ જવા માટે Go To option નો ઉપયોગ થાય છે.

 

View Menu:-

 

1. Normal View:-

                             Normal view દરમ્યાન પેજના Margin જોવા મળતા નથી. તેમજ બે પેજની વચ્ચે Dotted (ટપકાંવાળી) Line જોવા મળે છે. તથા પેજના Header અને Footer જોવા મળતા નથી.

2. Web Layout:-

                             File Internet પર કેવી દેખાશે? તે જોવા માટે Web Layout નો ઉપયોગ થાય છે.

૩. Print Layout:-

                     પ્રિંટર ધ્વારા જે પ્રમાણે પેજ Print થશે તે સ્વરુપે કામ કરવા માટે Print Layout View નો ઉપયોગ થાય છે.

4. Reading Layout:-

                             વાંચી શકાય તેવા સ્વરુપે પેજ જોવા માટે Reading Layout નો ઉપયોગ થાય છે.

5. Outline :-

                          ટાઇપ કરેલ લખાણને વર્ગીકરણ (Topic) સ્વરુપે રજુ કરવા માટે Outline નો ઉપયોગ થાય છે.

6. Task Pane (Ctlr + F1) :-

સ્ક્રીન પર રહેલ Task Pane ને show અને hide કરવા માટે Task Pane option નો ઉપયોગ થાય છે.

7. Toolbar :-

                             સ્ક્રીન પર રહેલ જુદા-જુદા ટુલબાર ને show અને hide કરવા માટે Toolbar option નો ઉપયોગ થાય છે.

8. Ruler :-

                             સ્ક્રીન પર રહેલ Ruler Line ને show અને hide કરવા માટે Ruler option નો ઉપયોગ થાય છે.

9. Document Map :-

                             Document ના મુખ્ય પોઇન્ટ Screen ની ડાબી બાજુ પર જોવા માટે Document Map option નો ઉપયોગ થાય છે.

10. Thumbnails :-

                             પેજને ખૂબ જ નાના સિમ્બોલ (Symbol) સ્વરુપે જોવા માટે Thumbnails option નો ઉપયોગ થાય છે.

11. Header and Footer :-

                             Document ના દરેક પેજ પર Heading આપવા માટે તેમજ દરેક પેજના Footer મા Page No, Date, Time, Total Page વગેરે દર્શાવવા માટે Header and Footer option નો ઉપયોગ થાય છે.

12. Markup :-

                             Document મા આપેલ Comment ને Hide કે Show કરવા માટે Markup option નો ઉપયોગ થાય છે.

13. Full Screen :-

                             Page ને સંપૂણઁ Screen પર જોવા માટે Full Screen option નો ઉપયોગ થાય છે. Full Screen દરમ્યાન Title bar, Menu bar, Standard Tool bar, Formatting Tool bar, Drawing Tool bar, Status bar અને Ruler જોવા મળતા નથી.

14. Zoom :-

                             Page ને નાનુ કે મોટું કરીને જોવા માટે Zoom option નો ઉપયોગ થાય છે.

 

Insert Menu:-

 

1. Page Break (Ctrl + Enter):-

                             કર્સરની જ્ગ્યા પરથી લખાણને તેના પછીના Page પર લઇ જવા માટે Page Break option નો ઉપાયોગ થાય છે.

2. Column Break(Ctrl +Shft + Enter) :-

                             કર્સરની જ્ગ્યા પરથી લખાણને તેના પછીની Column પર લઇ જવા માટે Column Break option નો ઉપાયોગ થાય છે.

3. Text Wrapping Break (Shft + Enter):-

                             પેરેગ્રાફ પાડ્યા વગર લખાણને તેના પછીની Line પર લઇ જવા માટે Text Wrapping Break નો ઉપયોગ થાય છે.

4. Page Number:-

                             Document ના દરેક Page પર પેજ નંબર આપવા માટે આ option નો ઉપયોગ થાય છે.

5. Date and Time…:-

                             પેજમા કર્સરની જ્ગ્યા પર તારીખ અને સમય ઉમેરવા માટે આ option નો ઉપયોગ થાય છે.

6. Auto Text (Alt + F3):-

                   Document મા કોઇ ચોક્કસ શબ્દ ઉમેરવા માટે Auto Text option નો ઉપયોગ થાય છે.

7. Symbol:-

                   Document માં Curser ની જ્ગ્યા પર અલગ અલગ પ્રકારના Symbol ઉમેરવા માટે Symbol option નો ઉપયોગ થાય છે.

8. Comment:-

                   Select કરેલ શબ્દને Comment આપવા માટે Comment option નો ઉપયોગ થાય છે. આપેલ Comment ને Show અને Hide કરવા માટે View Menu મા રહેલ  Markup option નો ઉપયોગ થાય છે.

9. Footnote:-

                   Select કરેલ શબ્દની મહિતી પેજના અંતમા આપવા માટે Footnote option નો ઉપયોગ થાય છે.

10. Endnote:-

                   Select કરેલ શબ્દની મહિતી Document ના અંતમા આપવા માટે Endnote option નો ઉપયોગ થાય છે.

11. Picture:-

                    Document માં Clip Art, Word Art, Auto shape, Chart તથા Organization Chart ઉમેરવા માટે Picture option નો ઉપયોગ થાય છે.

12. Diagram:-

                   નીચે મુજબના અલગ અલગ પ્રકારના Diagram બનાવવા માટે Diagram option નો ઉપયોગ થાય છે.

          1. Organization Chart

          2. Cycle Diagram

          3. Radial Diagram

          4. Pyramid Diagram

          5. Venn Diagram

          6. Target Diagram

13. Text Box:-

                   File મા કોઇપણ જગ્યા પર Text Box ઉમેરી તેમાં Data (લખાણ) ઉમેરવા માટે Text Box option નો ઉપયોગ થાય છે.

14. File…:-

                   Open કરેલ File મા કર્સરની જગ્યા પર વર્ડની કોઇ બીજી Fileનુ લખાણ ઉમેરવા માટે File… option નો ઉપયોગ થાય છે.

15. Bookmark:-

                   Fileમાં ચોક્કસ જગ્યા પર નિશાની આપવા માટે Bookmark option નો ઉપયોગ થાય છે.

16. Hyperlink (Ctrl + K):-

                   કોઇપણ શબ્દ સાથે Fileની link આપવા માટે Hyperlink option નો ઉપયોગ થાય છે. Hyperlink ધરાવતા શબ્દનો કલર Blue with Blue Border થાય છે. Hyperlink ધરાવતા શબ્દ પર Click કરતાં તે સાથે જોડાયેલ File Open થઇ જાય છે.

 Format Menu:-

 

1. Font (Ctrl + D):-

                             Select કરેલા લખાણના Font, Font Size, Style, Color, Underline Style, Underline Color, Effect અને Text Effect આપવા માટે Font Optionનો ઉપયોગ થાય છે.

Note:- Superscript – Ctrl + Shft + =

 Subscript – Ctrl + =

All Capital – Ctrl + Shft + A

2. Paragraph:-

                             Select કરેલ પેરેગ્રાફના પહેલા અથવા પછી જગ્યા આપવા માટે Paragraph Optionનો ઉપયોગ થાય છે.

3. Bullets and Numbering:-

                             Textને Bullet કે Numbering Bullet આપવા માટે Bullets and Numbering Optionનો ઉપયોગ થાય છે.

4. Borders and Shading:-

                             લખાણ, પેરેગ્રાફ કે પેજને Border આપવા માટે Borders and Shading Optionનો ઉપયોગ થાય છે.

5. Column:-

                             Page ના લખાણને ઉભી પંક્તિમા ગોઠવવા માટે Column Optionનો ઉપયોગ થાય છે. બે પંક્તિ વચ્ચે Line દોરી શકાય છે.

6. Tabs:-

                             Pageના Default Tab Stop, Tab Stop position, alignment તેમજ Leader Set કરવા માટે Tabs Optionનો ઉપયોગ થાય છે.

7. Drop Cap:-

                             Lineના પ્રથમ અક્ષરને મોટો કરવા માટે Drop Cap Optionનો ઉપયોગ થાય છે.

8. Text Direction:-

                             Text box કે Tableના Cell ના લખાણને આડુ કે ઉભું ગોઠવવા માટે Text Direction Optionનો ઉપયોગ થાય છે.

9. Change Case:-

                             Textના Case બદલવા માટે Change Case Optionનો ઉપયોગ થાય છે.

10. Background:-

                             Pageના Backgroundમા Color, fill effects તેમજ Printed watermark આપવા માટે Background Optionનો ઉપયોગ થાય છે.

11. Theme:-

                             Pageને અલગ-અલગ style અને Background ધરાવતી Theme આપવા માટે Theme Optionનો ઉપયોગ થાય છે.

12. Object / Autoshape:-

                             Select કરેલ Object અથવા Shapeના Backgroundમા color, fill effect, pattern આપવા માટે Object Optionનો ઉપયોગ થાય છે.

 

Tools Menu:-

 

1. Spelling and Grammar (F7):

                        Spelling (જોડણી) અને Grammar (વ્યાકરણ) Check કરવા માટે Spelling and Grammar Optionનો ઉપયોગ થાય છે. જે શબ્દની Spelling ખોટી હશે તે શબ્દની નીચે Red color ધરાવતી Zigzag line (/\/\/\/\/\/\) જોવા મળે છે. જ્યારે વ્યાકરણની દૃષ્ટિએ ખોટા શબ્દની નીચે Green color ધરાવતી Zigzag line (/\/\/\/\/\/\) જોવા મળે છે.

2. Research (Alt + Click):-

                        કોઇપણ શબ્દના સમાનાર્થી કે વિરુધ્ધાર્થી શબ્દ શોધવા માટે Research Optionનો ઉપયોગ થાય છે.

3. LanguageèThesaurus:-

                        કોઇપણ શબ્દના સમાનાર્થી કે વિરુધ્ધાર્થી શબ્દ શોધવા માટે LanguageèThesaurus Optionનો ઉપયોગ થાય છે.

4. LanguageèHyphenation:-

                        વાક્યના અંતમા અધૂરા શબ્દોની પાછળ “-“ ચિહ્ન આપમેળે મુકવા માટે LanguageèHyphenation Optionનો ઉપયોગ થાય છે.

5. Word Count:-

                        Documentના Page, word, character, paragraph અને line વગેરેની સંખ્યા જોવા માટે Word Count Optionનો ઉપયોગ થાય છે.

6. Track Changes (Ctrl + Shft + E):-

                        આપણે બનાવેલી ફાઇલમા કોઇ વ્યક્તિ ધ્વારા થયેલ ફેરફારો જાણવા માટે તેમજ તે ફેરફારોને accept અથવા reject કરવા માટે Track Changes Optionનો ઉપયોગ થાય છે. Track Changeને Protect Document Optionની મદદથી Protect કરવુ જરૂરી છે.

7. Macros (Alt + F8):-

                        લખાણ કે ક્રિયાઓને Record કરવા માટે Macros Optionનો ઉપયોગ થાય છે.

                 લખાણને Record કરવા માટે Record New Macro Optionનો ઉપયોગ થાય છે. બીજી વાર લખાણને પાછું લાવવા માટે Macro Optionનો ઉપયોગ થાય છે.

8. Letters and MailingèMail Merge:-

                        કોઇ પત્રને અલગ-અલગ નામ, સરનામા સાથે ટાઇપ કરવા માટે Mail Merge Optionનો ઉપયોગ થાય છે.

9. Auto Correct:-

                        વારંવાર થતી Typing Mistake ને MS-Word પોતાની મેળે જ સાચી કરી આપે છે. આ પ્રકારની સગવડ Auto Correct ધ્વારા મેળવી શકાય છે.

10. Customize:-

                        Customize optionની મદદથી Menu bar તેમજ કોઇપણ Tool barને Reset કરી શકીએ છીએ. ઉપરાંત કોઇપણ Menuમાં બીજા option ઉમેરી શકીએ છીએ તથા Tool barમાં રહેલ iconની Sizeમાં વધારો કે ઘટાડો કરી શકીએ છીએ. તેમજ Menu માટે અલગ-અલગ animation આપી શકીએ છીએ.

 

Table Menu:-

 

1. Draw Table:-

                        Toolbar ધ્વારા Table દોરવા માટે Draw Table Optionનો ઉપયોગ થાય છે.

2. InsertèTable:-

                        Documentમાં Row અને Column ધરાવતું Table ઉમેરવા માટે InsertèTable Optionનો ઉપયોગ થાય છે.

3. InsertèColumns:-

                        Tableમાં રહેલ Curserની ડાબી કે જમણી બાજુ નવી કોલમ ઉમેરવા માટે InsertèColumn Optionનો ઉપયોગ થાય છે.

4. InsertèRows:-

                        Tableમાં રહેલ Curserની ઉપર કે નીચે નવી Row ઉમેરવા માટે InsertèRow Optionનો ઉપયોગ થાય છે.

5. InsertèCells:-

                        Tableમાં રહેલ Curserની જગ્યા પર નવા Cell (ખાના) ઉમેરી કિંમતોને નીચે કે જમણી બાજુ ખસેડવા માટે InsertèCells Optionનો ઉપયોગ થાય છે.

6. Delete:-

                        Select કરેલ Table, Column, Row અને Cellsને કાઢી નાંખવા માટે Delete Optionનો ઉપયોગ થાય છે.Cellsને Delete કરતાં તેની નીચે તરફના Cellની કિંમતો ઉપર અને જમણી બાજુ રહેલ Cellની કિંમતો ડાબી બાજુ ખસે છે.

7. Select:-

                        કર્સર જે Tableમાં હશે તે Table, જે Rowમાં હશે તે Row, જે Columnમાં હશે તે Column, જે Cellમાં હશે તે Cell Select કરવા માટે Select Optionનો ઉપયોગ થાય છે.

8. Merge Cells:-

                        Select કરેલા બે કે તેથી વધુ Cell ને ભેગા (Merge) કરવા માટે Merge Cells Optionનો ઉપયોગ થાય છે.

9. Split Cells:-

                        Select કરેલ Cell, Row કે Columnના ભાગ (Split) કરવા માટે Spilt Cells Optionનો ઉપયોગ થાય છે.

10. Split Table:-

                        જે Rowમાં curser હોય તે Rowની ઉપરથી Tableના ભાગ પાડવા માટે Spilt Table Optionનો ઉપયોગ થાય છે.

11. Table Auto Format:-

                        જે Tableમા curser હોય તે Tableનું Formatting કરવા માટે Table Auto Format Optionનો ઉપયોગ થાય છે.

12. Auto FitèAuto fit to content:-

                        લખાણની પહોળાઇને આધારે કોલમની પહોળાઇ વધારવા કે ઘટાડવા માટે આ Optionનો ઉપયોગ થાય છે.

13. Auto FitèAuto Fit to Window:-

                        Left Margin થી Right Margin સુધી Tableને પહોળું કરવા માટે આ Optionનો ઉપયોગ થાય છે.

14. Auto FitèFix Column Width:-

                        Columnની width(પહોળાઇ)fix કરવા માટે આ Optionનો ઉપયોગ થાય છે.

15. Auto FitèDistributes Rows/Column Evenly:-

                        દરેક Row અને Columnની Height અને width એકસરખી કરવા માટે આ Optionનો ઉપયોગ થાય છે.

16. Heading Rows Repeat:-

                        Tableને આપવામા આવેલ Heading દરેક પેજમાં automatically દર્શાવવા માટે Heading Rows Repeat Optionનો ઉપયોગ થાય છે.

17. ConvertèTable to Text:-

                        Table સ્વરૂપે રહેલી માહિતીને Textમાં ફેરવવા માટે ConvertèTable to Text Optionનો ઉપયોગ થાય છે.

18. ConvertèText to Table:-

                        Text સ્વરૂપે રહેલી માહિતીને Tableમાં ફેરવવા માટે ConvertèText to Table Optionનો ઉપયોગ થાય છે.

19. Sort:-

                        Tableને કોઇપણ Fieldના આધારે ઉતરતા (Descending) કે ચઢતા (Ascending) ક્રમમાં ગોઠવવા માટે Sort Optionનો ઉપયોગ થાય છે.

20. Formula:-

                        Tableમાં રહેલ કિંમતોનો સરવાળો કરવા માટે Formula Optionનો ઉપયોગ થાય છે.

21. Table Gridlines:-

                        જ્યારે Tableને Border આપવામા આવેલ ન હોય ત્યારે આ option પર click કરતાં  Tableમાં Border જોવા મળે છે. પરંતુ તે Border Printer દ્વારા Print થઇ શકતી નથી.

22. Text Wrapping(Table Property):-

                        Tableની બાજુમાં Text ગોઠવવા માટે Text Wrapping Optionનો ઉપયોગ થાય છે.

 

   Window Menu:-

 

1. New Window:-

                        Active fileની Mirror file બનાવવા માટે New Window Optionનો ઉપયોગ થાય છે.

2. Arrange All:-

                        Open કરેલ બધી જ File Screen પર એક સાથે જોવા માટે Arrange All Optionનો ઉપયોગ થાય છે.

3. Compare Side by side with…:-

                        Open કરેલ બે Fileને Compare (સરખામણી) કરવા માટે આ Optionનો ઉપયોગ થાય છે.

4. Split:-

                        Screenને બે ભાગમાં વહેચવા માટે Split Optionનો ઉપયોગ થાય છે.